Note to my intl readers: sorry for this rant in Hungarian.
Látván a remek Harvest, FreshBooks, vagy az európai InvoiceMachine rendszereket bizony elszomorító, hogy Magyarországon miért kellett körbebástyázni ezt a területet egy mikrovállalkozásnak nem betartható szabályokkal, amikhez hasonló más országokban (értsd: Egyesült Királyság és Amerikai Egyesült Államok — elvégre sznob vagyok) nem léteznek.
Azonban ha jobban végiggondoljuk az egészet, a bástyasor nem más, mint egy foghíjas szita. Tehát szerintem az alábbi mód teljesen helyes:
- A vállalkozó elindítja az Office 2010-et, kiválaszt egy számla template-et.
- Előző kibocsátott számláira hagyatkozva új számlasorszámot választ, és készít egy számlát a megrendelőnek. Ebből két sorszámozott példányt készít: egy 1. példányt PDF-be nyomtat, egy 2. példányt pedig papírra. Mindeközben készít egy 2. példányt is PDF formátumban.
- Az 1. példányt ízlése szerint GPG kulcsával aláír, és esetleg a megrendelő kulcsával titkosít. Ezt a példányt elküldi email-ben a megrendelőnek.
- A 2. példány papír változatát eljuttatja a könyvelőjének, a PDF változatot pedig saját dokumentumtárában elmenti (lehet, hogy erre 3. példányt kéne használni?)
- A megrendelő megkapja az első példányt, és a szerződésben foglaltak szerint kinyomtatja, és beteszi a saját könyvelésébe.
Mi akadályozna meg ebben? A PM rendelet? Lássuk:
Számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai
1/E. § (1) Számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy
a) a számla kibocsátására szolgáló számítástechnikai program (a továbbiakban: számlázó program) – a (4)-(6) bekezdésben meghatározott eltérésekkel – kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, továbbá
A számítástechnikai program nem más, mint az Office 2010, ami teljesen alkalmas kihagyás és ismétlés nélkül biztosítani a sorszámozást, sőt, még annál sokkal többet is tud. Persze nem automatikusan, de ez nincs is megkövetelve. Az alkalmasság pedig ugye megvan.
b) a számlapéldányok hiánytalan elszámolása az 1/F. § és az 1/H. § szerint biztosított.
Ezeket majd talán ott.
(2) A számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője vagy jogutódja által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak.
Az Office 2010 dokumentációja, ami mellesleg csak elektronikusan elérhető, a szoftver minden részletére kiterjed. Az írásos nyilatkozat pedig a szerződés, amiben az összes olyan jogszabályt feltüntetnek, amiben érintett az Office 2010. A PM rendeletet nem, mert ugye nem egy specifikus probléma megoldására készült a program, azonban minden olyan szabályozásnak megfelel az Office 2010, amelyben a szövegszerkesztőkre vonatkozó előírásokat tartalmazzák (nincs ilyen).
(3) A számlázó program a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzíti.
Rögzíti hát, Save As. Az mindent rögzít.
(4) A számlázó program az adóalany nem magyarországi adószámán [Áfa tv. 258. § (3) bekezdés b) és c) pont] történő számlakibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt határoz meg.
Ebben kifejezetten jó az Office. Azt írok oda, amit akarok, tehát mindenképpen más számlatartományban fogok sorszámot választani a külföldi számlák esetén.
(5) A sorszámozás folyamatossága nem sérül, ha
a) a csoportos adóalanyiságban [Áfa tv. 8. §] részt vevő tagok belső, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, illetőleg
b) a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok külső, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.
Ezen szabályozások betartása sem nehéz.
(6) A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla és az Áfa tv. 165. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.
Szintén, sőt, köszönjük a könnyebbséget.
1/F. § (1) (nem hatályos)
(2) A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.
A lényeg a „helyett” szóban van. Nem helyettesítem a könyvelésben található számlát, hiszen azt papír alapon eljuttatom a könyvelőnek (bár neki is van nyomtatója), és ugyanígy fog járni a megrendelőhöz érkező példány is. Nálam pedig pusztán referenciaként szolgál, nem számlaként.
(3) A (2) bekezdés szerint megőrzött adatállomány a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla elektronikus változata, amely nem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának [Áfa tv. 175. §].
Hoppá, hiába tartottam volna csak elektronikusan, az sem számla? Sosem baj, hiszen papírként van meg a könyvelőnél.
Elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai
1/G. § Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosítására az 1/E. §-t, valamint az 1/H. §-t kell megfelelően alkalmazni.
Rekurzió: lásd rekurzió. Amúgy sem vonatkozik ránk, hiszen az elektronikus úton kibocsátott valamilyen oknál fogva a jogalkotóknál teljesen más értelmezésben él, mint az összes többi emberben. Ez áll az ÁFA törvény értelmező rendelkezéseiben:
5. elektronikus úton kibocsátott számla: a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére az adatok vagy – digitális tömörítés felhasználásával – adatállományok elektronikus úton történő továbbítása, személyes rendelkezésre bocsátása telefonvezetékes, rádiós, optikai vagy egyéb elektromágneses rendszeren keresztül, elektronikus adatfeldolgozás céljára;
TEHÁT ha nem elektronikus adatfeldolgozás céljára továbbítom elektronikusan vagy személyesen a PDF-et, nem minősül digitális úton kibocsátott számlának! A nyomtatás pedig itt nem elektronikus adatfeldolgozás, mert csak a belőle készült papír alapú számlát fogják feldolgozni.
A számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla és az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának közös szabályai
1/H. § (1) Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. § (2) bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére
a) biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,
b) rendelkezésre kell bocsátani az a) pontban említett eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá
c) meg kell adni az a) pontban említett eszközök használatához szükséges felvilágosítást.
Hmm. Adjak nekik szemüveget? Mi ez a slendriánság az 1/E. b)-ben?
(2) Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója – próbajelleggel – állít ki számlát.
Bárkit szívesen megtanítok a szövegformázás alapjaira Office 2010 alatt, amennyiben hajlandó a tanfolyamot kifizetni.
Na, ha nem a PM rendelet, akkor bizonyára az ÁFA törvény. Ott az érdekes rész a 175.§-nál kezdődik:
175. § (1) Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.
A számlát papír alapon bocsátjuk ki, melyben felhatalmazást adok az ügyfélnek, hogy a kibocsátás megvalósítását (ti. a számla kinyomtatását) az általam rendelkezésére bocsátott adattartalommal (ti. a PDF alapján) tegye meg. Amennyiben *bármelyikünknek* kételyei támadnának az adattartalom helyességéről, azt mi, egymás között a remek GnuPG titkosító rendszerrel tudjuk mégis biztosítani. Ismétlem, maguk a GPG-titkosított és aláírt fájlok nem minősülnek elektronikusan kibocsátott számlának, csak elektronikusan kibocsátott számla adattartalomnak, amelyből később egy konvencionális számla fog születni.
(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát
a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy
Csakcsupán kérdés, nem tartozik ide: minek a minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző, ha már fokozott biztonságú elektronikus aláírással is elláttuk? A papír alapú számla nem hazudik, de az elektronikus meg mint a vízfolyás? A számla egyik alapvető eleme a kibocsátás dátuma, ami a dokumentum összes többi elemével együtt digitálisan alá van írva. Tehát akár egy pici részét megváltoztatják, már az aláírás nem fog stimmelni. Ja persze, megvan: nem bízunk senkiben. Üdvözlet a való világban: a számla egy bizalom megtestesülése. Nem mellesleg attól, hogy elektronikusan lett kiállítva, még mindig szükséges, hogy mindkét félnek rendelkezésére álljon egy-egy példány.
Az egy másik dolog, hogy mit jelent a fokozott biztonságú elektronikus aláírás. GPG-t a saját számítógépemen (csak hogy örüljenek, addig kikapcsolom a wifit, és csak utána dugom be a külső diszket, amin a titkos kulcsom van. Persze lehet ragozni, de minek). Nincs minősítési követelmény.
b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.
(3) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról.
(4) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazása esetében a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője megkapja.
(5) Külön jogszabály az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.
Ó hogyne. Majd ha áttérünk elektronikusan kibocsátott és tárolt számlákra, amit majd az állam rendelkezésünkre ad. Addig maradunk a papírnál, hiszen még mindig a környezet pusztítását követeli meg a törvény, és alternatívaként egy betarthatatlan jogszabály-folyóhomokot biztosít. Ó nem, ott is kell papír alapú kiegészítő összesítő jelentés. De ciki.
Ezek alapján egy Word-ből vagy Excel-ből nyomtatott számlát teljesen hitelesnek lehet elfogadni. Sajnos ettől még mindig nem tudok InvoiceMachine-en keresztül számlázni, de már ez is valami.